ระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1. ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง วิธีการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงด้วยกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสำงานสามารถทำงานด้วยกันได้อย่างรวดเร็ว และสะดวก สบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานทังภายในและภายนอกสำนักงาน การจัดงานนัดหมาย การประชุมและการตัดสินใจ 

2. ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติสำนักงานอัตโนมัติส่วนใหญ่แล้วเป็นเรื่องของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานความหมายกับงานต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
2.1. ความสำคัญของการวางแผนสำนักงานการวางแผนในที่นี้ความหมายกว้างขวางมาก หากเป็นสำนักงานใหญ่ที่ยังไม่เคยจัดตั้งขึ้นมาก่อน การวางแผนจะต้องพิจารณาองค์ประกอบและกิกรรมทุกอย่างของสำนักงาน โดยอาจพิจารณาเริ่มจากการกำหนดวิธีการปฏิบัติต่อแกสารและข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ที่สำนักงานจะต้องรับและส่ง ต้องคาดคะเนปริมาณเอกสารและข้อมูลเพื่อให้สารมารถจัดกำลังพนักงานที่จะทำงานกับเอกสารได้อย่างเพียงพอ จากนั้นจะต้องพิจารณากระแสงานภายในสำนักงานให้ชัดเจนว่าเอกสารและข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ที่ได้รับมาจะต้องไหลวนไปตามจุดปฏิบัติงานต่าง ๆ นั้นจะต้องผ่านขั้นตอนการอะไร มีกรรมวิธีอะไรเข้ามาเกี่ยวข้องบ้างมีการประมวลผลอะไรบ้างจะจัดจักทำเอกสารอย่างไร จะต้อเก็บเอกสารอะไรไว้ในแฟ้มบ้าง งานเหล่านี้จะต้องใช้กำลังพลเท่าใด และสมควรจัดสำงานให้พนักงานและผู้บริหารมีสัดส่วนสำหรับตั้งโต๊ะทำงานและนั่งทำงานกับอย่างไร กล่าวโดยสรุป การวางแผนสำนักงานจะต้องเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์งานต่าง ๆ ภายในสำนักงานว่าจะต้องมีกิจกรรมอะไรบ้าง ใช้เอกสารหรือข้อมูลอะไร และมีกระแสงานอย่างไรจากนั้นจึงกำหนดกิจกรรมและการทำงานต่าง ๆ ตามข้อมูลที่มีอยู่ การวางแผนสำนักงานที่เหมาะสมนั้นควรประกอบไปด้วย2.1.1 การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม เช่น การจัดตำแหน่งโต๊ะทำงานและเฟอร์นิเจอร์ต่าง ๆ
2.1.2 การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานและการรับส่งและการจัดทำเอกสาร 
2.1.3 การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
2.1.4 การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอกจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน
2.1.5 การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน
2.1.6 การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วนระบบโทรศัพท์และโทรสาร
การวางแผน เป็นเรื่องที่ยุ่งยากพอสมควรมีเอกสารหลักฐาน และข้อมูลที่นำมาใช้ในการวางแผนเป็นจำนวนมาก จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องนำเทคโนโลยีมาใช้ในสำนักงาน เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร เป็นต้น2.2. ความสำคัญของการจัดสายงานในที่นี้หมายถึง การจักสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน
2.2.1 งานวิชาชีพ กลุ่มที่หนึ่ง คือ กลุ่มงานวิชีพหมายถึง กลุ่มที่ทำงานตาง ๆ เช่น การทำบัญชีหรือการตรวจสอบบัญชีซึ่งจัดว่าเป็นวิชาชีพสำคัญ งานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์และงานวิชาชีพอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับหน่วยงาน เช่น สถาปนิก หรือ วิศวกร โดยปกตอแล้วผู้ที่เป็นหัวหน้าสำนักงานหรือผู้ได้รับมอบหมายให้บริการสำนักงานอาจจะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการกำหนดสายงานของบุคลากรกลุ่มนี้ แต่ก็ต้องสามารถวางแผนหรือจัดหาพื้นที่ให้บุคลากรกลุ่มนี้ทำงานได้ตามความจำเป็นทางด้านวิชาชีพ
2.2.2 งานสายสนับสนุน กลุ่มที่สองคือ กลุ่มงานสายสนับสนุน อื่น ๆ ที่ไม่ใช่งานวิชาชีพ เช่น ช่างหรือนักเทคนิคด้านต่าง ๆ พนักงานขายสินค้า ฯลฯ พนักงานในสายนี้ก็ไม่จำเป็นที่หัวหน้าสำนักงานหรือผู้บริหารสำนักงานจะต้องจัดสายงานด้วยเช่นกัน
2.2.3 งานสายสำนักงาน กลุ่มที่สาม คือ กลุ่มงานสายสำนักงาน อันประกอบด้วยเลขานุการเสมือนเจ้าหน้าที่สารบรรณพนักงานเดินสาย ความจริงพนักงานกลุ่มนี้ก็คือสายสนับสนุนนั่นเองแต่ที่แยกมาต่างหากเพราะหัวหน้าสำนักงาน หรือผู้บริหารสำนักงานอาจจะมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการกำหนดตำแหน่งและจำนวนของบุคคลากร เมื่อได้กำหนดสายงานและตำแหน่งแล้วงานสำคัญต่อมาคือการจัดหาบุคลากรที่มีความสามารถมาประจำหรือทำงานกับสำนักงาน งานนี้โดยปกติก็ควรละไว้ในแผนกบุคลากรเป็นผู้ดำเนินงาน นอกจากนี้งานที่เกี่ยวข้องกับบุคคลากรที่สำคัญ คือการจัดการฝึกอบรมให้บุคลากรมีความสามารถที่จะปฏิบัติงานในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ2.3. ความสำคัญต่อการควบคุมการปฏิบัติงานเมื่อได้วางแผนการปฏิบัติงานในสำนักงาน ตลอดจนมีบุคลากรเข้าทำงานแล้ว งานสำคัญต่อมาคือ การควบคุมให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างราบรื่นและได้ผลดี การควบคุมการปฏิบัติงานที่นิยมใช้กันเป็นปกติคือ การควบคุมให้ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ อยู่ภายในกรอบวงเงินงบประมาณที่ได้อนุมัติไปแล้ว งานสำนักงานนั้นอาจกล่าวได้ว่าเป็นภารกิจประจำที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกอย่างต่อเนื่องไม่สิ้นสุดดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่ผิดแปลกไปจากปกติมาก ๆ จึงไม่ปรากฏให้เห็น การควบคุมการปฏิบัติงานจึงไม่ใช่เรื่องยากนักในบางกรณีอาจต้องใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยตัวอย่างเช่น สำนักงานบางแห่งอาจมีปัญหาเรื่องพนักงานใช้โทรศัพท์ทางไกลโดยไม่ได้รับอนุญาต และไม่ได้จดบันทึกเอาไว้ว่าใครเป็นผู้ใช้โทรศัพท์ดังนั้นองค์การหรือหน่วยงานจึงต้องรับภาระจ่ายเงินส่วนนี้โดยไม่สมควร ปัจจุบันมีองค์การหลายแห่งที่ติดตั้งอุปกรณ์ชุมสายภายในขนาดเล็ก และสามารถกำหนดได้ว่าจะให้โทรศัพท์เครื่องใดสามารถเรียดต่อในระบบทางไกลได้ หากจัดระบบควบคุมให้ดีสามารป้องกันไม่ให้พนักงานมาแอบใช้โทรศัพท์โดยไม่ได้รับอนุญาต การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงานยังมีอีกมากตั้งแต้การควบคุมพนักงานให้ทำงานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ไม่ทิ้งงานให้คั่งค้าง หรือละเลยไม่ทำตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ การควบคุมการจัดหาอุปกรณ์เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุสำนักงานให้อยู่ในเกณฑ์ที่พอเหมาะ ไปจนถึงการควบคุมไม้ให้พนักงานหรือบุคลากรภายนอกเข้ามากระทำการให้เกิดความเสียหายต่อหน่วยงาน ฉะนั้นจึงจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการควบคุมการปฏิบัติงาน
2.4. ความสำคัญต่อการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานในสำนักงานบางแห่งอาจมีปัญหาได้หลายอย่างด้วยกัน ปัญหาที่เกิดขึ้นอาจเป็นปัญหาที่เกี่ยวกับบุคคลากรผู้ปฏิบัติงาน ปัญหาที่เกี่ยวกับวิธีปฏิบัติที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือเกิดความผิดพลาด ปัญหาเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือเครื่องใช้ไม่เพียงพอต่อการใช้งานปัญหาในด้านการสื่อสาร ปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ค้นหาไม่พบ ฯลฯ หัวหน้าสำนักงานหรือผู้บริหารสำนักงานจะต้องคอยสังเกตปัญหาเหลี้และหาทางขจัดปัดเป่าไม่ไห้ให้เกิดขึ้น หรือมิฉะนั้นก็ ต้องแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นให้หมดไปโดยไม่ส่งผลกระทบทางลบต่อองค์การ อาจกล่าวได้ว่าการแก้ปัญหาต่าง ๆจะต้องแก้ที่ระบบของข้อมูล และนำมาวิเคราะห์ให้เป็นไปตามเอกสารหลักฐานที่เป็นจริง
2.5. ความสำคัญต่อการสร้างขวัญและกำลังใจพนักงานในบริษัทหรือองค์กรนั้นเกิดความภาคภูมิใจ ที่สำนักงานของตนเองทันสมัยสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว ผู้บริหารมีข้อมูลหลักฐานในการตัดสินใจพนักงานมีความพึงพอใจในการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบ
2.6. ความสำคัญต่อการอำนวยการการปฏิบัติงานหลายอย่างในสำนักงานจำเป็นจะต้องระดมบุคลากรมาร่วมกันทำงานอย่างเข้มแข็งและบางครั้งเป็นงานที่นอกเหนือหน้าที่ตามปกติ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ การจัดประชุมภายในและการจัดประชุมขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก ทั้งจากภายในและภายนอกหน่วยงาน การจัดประชุมภายในอาจเกิดขึ้นได้จากการที่หน่วยงานได้แต่งตั้งให้มีหน่วยงานการจัด สัมมนาวิชาการเพื่อถ่ายทอดเทคโนโลยีหน่วยงานผู้อื่นรับทราบ หรือเพื่อเป็นการเสนอความคิด หรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ หน่วยงานส่วนใหญ่ไม่ได้มีแผนกหรือบุคคลากรที่ทำหน้าที่จัดประชุมโดยตรง ดังนั้นจึงต้องอาศัยบุคลากรอื่น ๆ ในสำนักงานมาช่วยกันจัดการประชุมและจำเป็นจะต้องกำหนอกรายละเอียดการจัดประชุมให้ครบถ้วนเพื่อให้การจัดประชุมสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
2.7. ชื่อเสียงของบริษัทหรือหน่วยงานเมื่อลูกค้าเข้ามาใช้บริการ ในองค์กรนั้นการบริการสามารถทำได้โดยสะดวกและรวดเร็วเป็นข้อมูลที่ถูกต้องจะทำให้ผู้มาใช้บริการยกย่องชมเชย ซึ่งไม่จำเป็นต้องประชาสัมพันธ์

3. วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมายแต่หลายหน่วยงานก็มีความคาดหวังที่จะพัฒนาองค์กรให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติทั้งนี้เพื่อประโยชน์ดังนี้3.1. เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่าง ๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวกเป็นระบบต่อเนื่อง มีรูปแบบชัดเจนเป็นมาตรฐานสากล3.2. ช่วยลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
3.3. ช่วยลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลงในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร
3.4. เพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายใต้เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ไม่คงที่3.5. เพิ่มโอกาสในการแข่งขันกับคู่แข่ง
3.6. ปรับปรุงวิธีปฏิบัติสำนักงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์หรือสำนักงานแบบเทียม (Virtual office) 

4. กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติขั้นตอนในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะมีขั้นตอนคล้ายคลึงกับการพัฒนาระบบสาระสนเทศดังนี้4.1. จัดสร้างแผนความต้องการข่าวสารขององค์กรในทุก ๆ ระดับ ได้แก่ TPS, MIS, DSS, และ EIS ระบุความจำเป็นเร่งด่วนและลำดับการจัดสร้างเรียกดู แก้ไข ลบทิ้งของสาระสนเทศแต่ละฉบับ
4.2. จัดเตรียมแผนแม่บทให้สมบูรณ์ขึ้น โดยการกำหนดระยะเวลาข่าวสารที่จะต้องพัฒนาผู้รับผิดชอบ งบประมาณ และเป้าหมายในแต่ละขั้นตอน4.3.จัดทำตาราง/ความเกี่ยวข้องข้อมูลและ/กิจกรรม ( Function งานต่าง ๆ )ทั้งหมดของทุก ๆ ระบบงาน (ตามแผนแม่บทพัฒนาสารสนเทศ) ขั้นตอนนี้เป็นตอนการศึกษาภาพรวมของเชิงตรรกของ ระบบงานที่พึงประสงค์ (purpose logical model) ซึ่งจะแสดงออกมาโดย ER Diagram OO Diagram , Soft-wareHardware และ people ware specification4.4. ตัดแบ่งผังงานออกเป็นผังงานแบบย่อม ๆ ในแต่ละผังงานย่อม ๆ หากยังมีระบบงานย่อยอีกให้เริ่มพัฒนาระบบงานย่อยที่จุดสร้าง เป็นข้อมูลอันดับต้น ส่วยการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลจะพัฒนาในอันดับรองต่อ ๆ ไป4.5. ทำการปรังปรุงแผนแม่บทสาระสนเทศให้เหมาะสมเป็นไปได้ในเชิงปฏิบัติทั้งในด้านระยะเวลา ระบบข่าวสารที่ต้องพัฒนา เวลา ผู้รับผิดชอบ และทรัพยากรที่เกี่ยวข้อง4.6. จัดเตรียมทรัพยากร บุคคล เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผู้เชี่ยวชาญ ฯลฯ ห้พร้อมที่จะตอบสนองการทำงานพัฒนาระบบข่าวสาร4.7. ดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารฝึกอบรมบุคลากร จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ พัฒนาทดสอบแก้ไขโปรแกรม4.8. ปรับปรุงแก้ไขระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน
4.9. พิจารณาปรับเปลี่ยนระบบงานเก่าสู่ระบบงานใหม่
4.10. ประเมินผลการปฏิบัติงาน 
4.11. ยุติระบบงานสาระสนเทศระยะนั้น ๆ พร้อมรายงานตัวผู้บริหารในหน่วยงานนั้น ๆ ด้วย4.12. พิจารณา ดำเนินการพัฒนาระบบข่าวสารระยะต่อไป
4.13. เมื่อสิ้นสุดทุก ๆ ระบบข่าวสารตามแผนงาแล้ว ให้บันทึกสรุปผลการดำเนินงาน4.14. ปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบข่าวสารต่าง ๆ
4.15. ประเมินผลค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์ ประสอทธิภาพของระบบข่าวสารทุก ๆ ระยะ 

5. ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบปัญหา ในหลายเรื่องจากต้องใช้เทคนิควิธีหลากหลายในการพัฒนาและใช้งานร่วมกันแบบผสมผสาน
5.1. การจัดซื้อซอฟแวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุก ๆ เรื่อง
5.2. ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดก่อนที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ5.3. การเปลี่ยนทางด้านวิทยาการเทคโนโลยี ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา5.4. ยังไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน
5.5. ความสามารถในการบีบอัด แฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง
5.6. ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ซึ่งค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น5.7. การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย5.8. การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย ยังอยู่ในระยะการพัฒนาอัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น5.9. ความแตกต่างองระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการแต่ละภาษา จะมีรายละเอียดปลีกย่อยข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษแตกต่างกันไป 

6. ข้อมูลเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจากข้อปัญหาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสำนักงานอัตโนมัติเพื่อแบ่งเบาปัญหาข้างต้นจึงมีแนวทางดังนี้6.1. เลือกซื้อซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ซึ่งสมารถใช้งานได้บนระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติ
6.2. ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาจะต้องเสียค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ควบคุม หรือไม่เนื่องจากหน่วยปฏิบัติการอาจมีหลายจุดติดต่อ
6.3. การมีเทคนิค/โปรแกรม ช่วยการพัฒนาระบบงาน เพื่อช่วยในการสร้างต้นแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ

7. สรุปข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงานอัตโนมัติในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจะมีทั้งผลดีและผลเสีย ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาผลประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อตัดสินใจดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ และจะต้องพยายามตระหนักถึงปัญหาและหนทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า
ข้อดี- ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
- เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล
- ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดการสืบค้นสำเนา เอกสาร
- ลดภาระในการเดินทาง
- ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อน
- สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงาน ได้สะดวกรวดเร็ว
- ป้องกันการทุจริต
- ช่วยสอบทานเอกสาร
- ได้ข้อมูลรวดเร็ว
- ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารข้อเสีย- การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน และฝ่ายการประสานงานประสานข้อมูล โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลานาน
- การพัฒนาระบบต้องใช้เวลาอันยาวนาน
- ต้องใช้เงิน งบประมาณ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน
- ข้อมูลบางส่วนกระจายไปอยู่ที่หน่วยงานต่าง ๆ เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ
- ระบบการทำงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะเปลี่ยนวิถีการปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้บุคคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงานต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคคลากรยอมรับนานยิ่งขึ้น